Objectif :

Décharger le négociateur de tous les aspects administratifs de ses tâches en s'impliquant activement dans son activité commerciale, notamment en lui servant de relais vis-à-vis de ses clients.

Missions générales

Gestion des relations téléphoniques

- Accueil téléphonique : assurer le rôle de premier représentant de la société vis-à-vis de la clientèle dans une optique de service (renseignement généraux, traitement et orientation des appels vers toutes personnes compétentes ou concernées,...).
- Enregistrer les demandes des futurs clients ou prospects, prendre des rendez-vous, donner les informations sur les affaires en cours etc...

Suivi des commerciaux

- Tenir l'agenda des négociateurs : prise de rendez-vous, mise à jour et suivi des rendez-vous.
- Saisir et tenir a jour les fiches clients et prospects sous le contrôle et la responsabilité du négociateur.
- Collecter les informations, les mettre en forme et saisir les rapports de visites et les rapports de commercialisation.
- Assurer les relances téléphoniques relatives aux dossiers du négociateur.

Activités administratives

- Organiser les réunions (préparations et compte-rendu éventuels).
- Frapper les courriers, télex, télécopies et en assurer la bonne diffusion...
- Etablir les factures, réceptionner les chèques et en assurer la transmission au service comptable
- Assurer la constitution, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous les documents commerciaux.
- Collecter les informations et établir les tableaux d'activité hebdomadaire des négociateurs.

Missions spécifiques

Gestion des offres et des demandes

- Tenir a jour les entrées et les sorties des offres et des demandes, recenser celles des confrères.
- Créer le dossier administratif " offre " (collecter, recenser les informations et établir le descriptif du produit d'après les informations fournies par les négociateurs)

Gestion des mandats sous le contrôle et la responsabilité des négociateurs

- Collecter les informations concernant le produit auprès des négociateurs et frapper le descriptif produit.
- Etablir le mandat, l'envoyer et vérifier son retour, après régularisation par le mandant, puis le faire enregistrer,
- Rédiger et envoyer les dénonces
- Etablir et envoyer le rapport de commercialisation destiné au mandant.
- Editer la liste des mandats arrivés à échéances afin de demander, si nécessaire, leur prorogation.
- Editer le listing des baux dont l'échéance se situe dans 8 ou 9 mois, afin de permettre aux négociateurs d'effectuer des actions de prospection.

Activités marketing en l'absence d'une chargée de marketing

- Identifier les cibles avec le négociateur.
- Créer et router les mailings
- Lancer les actions publicitaires autour de l'offre (organiser et gérer la pose et la dépose des panneaux, l'édition des plaquettes de présentation des produits)
- Constituer et faire paraîtres les dossiers et annonces presse ;
- Concevoir et faire réaliser les panneaux publicitaires, vérifier leur bonne utilisation.
- Participer à la conception et lancer la réalisation des plaquettes de commercialisation, des images de synthèse, des CD Rom...
Connaissances requises pour tenir le poste :
Pratique courante de la micro informatique (WORD, EXCEL, POWER POINT).
Langues étrangères : Anglais (occasionnellement).

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